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Come scrivere una lettera di reclamo

Capita molto frequentemente di non essere soddisfatti di un determinato servizio richiesto, il problema è risolvibile attraverso una lettera di reclamo. Per un lavoro sbagliato permette di risolvere il problema in maniera reciprocamente vantaggiosa .

Scrivere una lettera di reclamo è semplice, tutto quello che dovete fare è esporre chiaramente i fatti e chiedere con gentilezza una risoluzione.

Quando si scrive una lettera di reclamo, essa va indirizzata al servizio di assistenza della società preposto al trattamento dei reclami.

  • Innanzitutto trovate il nome del responsabile del servizio clienti (cercando sul sito web) al quale indirizzare la lettera.
  • A questo punto iniziate la stesura magari seguendo un modello preimpostato che vi indicheremo nella zona sottostante.

Modello lettera di reclamo

Le diverse voci che compongono una lettera di reclamo dovranno contenere tutti i dati necessari alla compilazione del modello, compresi l’indirizzo della ditta a cui intendete scrivere e la precedente documentazione a cui farete riferimento nel testo della lettera di protesta.

Esponete ora tutti i fatti pertinenti compresa la data, l’ora e il luogo in cui avete effettuato l’acquisto o ricevuto il servizio, insieme a qualsiasi numero seriale o di modello pertinente.

  • Dichiarate quale risultato potrebbe soddisfarti o quale forma di compensazione sareste disposti ad accettare ( un rimborso, una riparazione o una sostituzione ).
  • Fatto ciò procedete allegando le copie dei documenti giustificativi che potranno includere ricevute o garanzie.
  • Stabilite un tempo massimo entro il quale essi dovranno darvi una risposta ed entro il quale sarete disposti ad attendere prima di rivolgervi ad altri gestori.
  • Terminate la lettera in maniera cordiale ed indicando ogni vostro recapito.

Esempio lettera di reclamo per disservizio, fac simile

Spett.le _________

(indirizzo)

Oggetto  reclamo relativo a ________ (specificare la prestazione, il servizio o il prodotto oggetto di reclamo)

Reclamo inviato da ________________ (nome e cognome o ragione sociale, indirizzo ed eventuali recapiti)

______________ (descrizione sintetica delle effettive lacune del servizio o dei problemi presentati dal prodotto)

_________ (descrizione altri reclami inoltrati inutilmente, ad esempio tramite call center, di cui sarebbe bene specificare  la data)

Allego la seguente documentazione:

_____ (descrizione eventuali allegati utili per trattare il reclamo)

Per eventuali chiarimenti, potete contattarmi ai seguenti recapiti

________ (telefono)

___________ (indirizzo email)

In attesa di vostro cortese riscontro in relazione al reclamo in oggetto, porgo cordiali saluti.

data e firma

Solitamente alla lettera di reclamo fa seguito una risposta da parte dell’azienda la quale spiega le proprie ragioni  del disservizio.

In questo contesto essa deciderà piuttosto se farsi carico della segnalazione per evitare si ripeta ( nel caso decida di riconoscere che effettivamente non tutto ha funzionato a dovere )o se procedere con altre soluzioni.